सबूत उस आवश्यकता के साथ जुड़ा होना चाहिए जिसका वह समर्थन करता है।
खाद्य सुरक्षा दस्तावेज़ों से एक वर्कफ़्लो पाठ।
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संबंध को बनाए रखें।
एक दस्तावेज़ तभी उपयोगी है जब उसे समीक्षा करने वाले लोग उस प्रश्न को पा सकें जिसका वह उत्तर देता है। रिकॉर्ड, उसके स्रोत, उसकी समीक्षा स्थिति और प्रासंगिक आवश्यकता को जुड़ा हुआ रखें। मूल सबूत को एक असंगत सारांश से बदलने से बचें।
Krolda इस समस्या के लिए एक उपयोगी उत्पाद संदर्भ प्रदान करता है: खाद्य सुरक्षा दस्तावेज़ विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं से आते हैं और उन्हें समीक्षक द्वारा खोजे जा रहे सबूत से संबंधित होना चाहिए। यह एक वर्कफ़्लो उदाहरण है, प्रमाणन सलाह नहीं।
गुम जानकारी को दृश्यमान बनाएं।
उन रिकॉर्ड्स की पहचान करें जो अनुपस्थित हैं, पुराने हैं या समीक्षा के लिए प्रतीक्षा कर रहे हैं। प्रत्येक अपवाद को एक मालिक और एक अगला चरण दें। अपलोड की गई फ़ाइलों की सूची अपने आप में यह नहीं बताती कि क्या एक आवश्यक नियंत्रण के लिए उपयोगी सबूत उपलब्ध है।
परिवर्तनों का इतिहास बनाए रखें ताकि एक सुधार पिछले रिकॉर्ड को मिटा न दे। लोगों को यह समझना चाहिए कि क्या बदला और किस संस्करण का उपयोग एक निर्णय में किया गया था।
समीक्षा के लिए डिज़ाइन करें।
यह परीक्षण करें कि क्या एक समीक्षक एक आवश्यकता से समर्थक रिकॉर्ड तक और वापस जा सकता है। उसका मूल्यांकन करने के लिए आवश्यक स्रोत और अनुमोदन संदर्भ शामिल करें।
यही पैटर्न खाद्य सुरक्षा से परे भी उपयोगी है: एक दावे, उसके पीछे के सबूत और उसे समीक्षा करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के बीच संबंध को बनाए रखें। आवश्यकताओं का मूल्यांकन स्वयं संबंधित योग्य विशेषज्ञों द्वारा किया जाना चाहिए।